Collaboration sur des documents (texte, tableaux, etc.), ou comment créer un dossier partagé sur Internet

Bonne journée!

Aujourd'hui, j'ai décidé d'envisager une tâche bureautique assez courante (et pas seulement ...): par exemple, il y a plusieurs documents qui doivent être mis à disposition de tous les utilisateurs qui ont un lien précieux avec eux (c'est-à-dire pour qu'ils puissent se connecter depuis leur PC / smartphone et modifiez-les).

Cela peut être très pratique pour maintenir certains types de rapports, transférer de petits fichiers, vérifier et corriger des textes, des tableaux, etc. En général, là où il est nécessaire que 2 à 3 personnes puissent travailler tour à tour avec le document. (au moins). ?

En passant, je vous avertirai à l'avance que lors du téléchargement de documents pour édition générale, il y a toujours un risque que quelqu'un fasse quelque chose de mal par erreur. Faire des copies!

Maintenant, considérons plusieurs options pour résoudre le problème. ?

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Options de solution

Méthode 1

Si tous vos ordinateurs de travail (à partir desquels vous devrez éditer le document) sont sur le même réseau local (par exemple, connectés au même routeur), alors l'accès partagé au dossier peut être configuré directement via l'explorateur en cliquant avec le bouton droit sur le répertoire ... (?)

? Aide!

Comment configurer un dossier partagé pour un réseau local sous Windows - instruction

Partagé pour tout le monde!

Bien sûr, ce n'est pas toujours pratique, car les fichiers ne sont pas accessibles via Internet (de plus, l'ordinateur sur lequel le dossier est ouvert doit toujours être allumé ...) Par conséquent, je ne m'attarderai pas sur cette option ...

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Méthode 2 ?

Beaucoup ont probablement entendu parler d'un service tel que Google Drive. (Google Drive). Ainsi, dans son arsenal d'options, il est possible de rendre l'un des dossiers communs  - c.-à-d. disponible pour visualiser et éditer des documents!

Comment c'est fait:

• on démarre notre drive sur le service Google (l'inscription est simple, d'ailleurs, beaucoup ont déjà un compte ...);
• créer un dossier (pour cela, vous devez cliquer avec le bouton droit de la souris sur n'importe quel espace libre de la fenêtre du disque ...). ?

Créer un dossier - Google Drive

Ensuite, faites un clic droit sur le dossier et sélectionnez "Open Access" dans le menu .

Pour ouvrir l'accès

Puis, dans les paramètres de sécurité, on passe en mode "Disponible pour les utilisateurs disposant d'un lien" , le type d'accès "Editeur" .

Ensuite, copiez le lien  et supprimez-le à tous ceux qui doivent travailler avec les documents de ce dossier. ?

Disponible à toute personne disposant d'un lien (droits: éditeur)

En effet, même si la personne qui a suivi votre lien n'a pas de compte Google Drive, elle pourra quand même ouvrir des documents et les éditer (le problème est résolu! ?).

Suivez le lien et éditez

À propos, s'il arrive soudainement que le document soit ouvert simultanément par 2-3 personnes. et commencez à le modifier - Google vous montrera ceci: qui édite quoi, voir la capture d'écran ci-dessous (la synchronisation se fait directement en ligne).

Les utilisateurs voient qui modifie quoi ...

? Important!

N'oubliez pas les sauvegardes. Lorsque nous ouvrons un dossier partagé pour tout le monde à l'aide d'un lien (même si pour 2 personnes), il y a un risque que quelqu'un par erreur (ou intention malveillante) puisse supprimer (gâcher).

Et, bien sûr, tous les documents ne doivent pas être placés dans le domaine public ...

Par expérience: généralement, personne ne se soucie des documents de bureau ordinaires (et beaucoup de gens s'ennuient même d'y aller quand ils en ont besoin ...).

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Méthode 3

Dans cette note, on ne peut manquer de noter d'autres services similaires, par exemple, le disque Yandex et le cloud de Mail.ru. ?

À mon avis, ils ont un petit inconvénient: les dossiers et les documents ne peuvent pas être rendus modifiables pour ceux qui ne sont pas enregistrés auprès de leur service (il n'y a qu'une option pour voir ).

Sinon, tout est très pratique: vous pouvez également partager un lien et ouvrir l'accès général à des adresses e-mail spécifiques. Voir quelques captures d'écran ci-dessous. ?

Disque Yandex - Configurer le partage

Ajoutez les adresses e-mail des bonnes personnes

À propos, Mail.ru a une section entière "Fichiers partagés" dans le menu (il contient tous les fichiers et dossiers auxquels vous avez ouvert l'accès). Mais les options, bien sûr, sont un peu moindres que celles de Google Drive ...

Cloud de Mail.ru - dossiers partagés

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Les add-ons sur le sujet sont les bienvenus!

Bon travail!

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